Crear un "libro de jugadas de tesorería" puede generar una ventaja competitiva para las empresas

Algunos días, dirigir un negocio puede sentirse como una batalla épica en el campo de fútbol. Tu equipo lucha por cada "yarda" de ganancia, solo para que enemigos feroces recuperen cualquier terreno que hayas ganado.

"Las barreras de entrada más bajas, las tecnologías avanzadas y las regulaciones cambiantes están nivelando el campo de juego para todo tipo de compañías ambiciosas", dijo Brad Vincent, director ejecutivo de banca especializada de la industria en BOK Financial®. "Si bien la mayoría de los ejecutivos están enfocados en racionalizar sus operaciones principales para salir adelante, pueden estar pasando por alto algunas ganancias relativamente fáciles en el departamento de finanzas".

Las mejoras en los servicios de tesorería podrían ser el "factor X" que necesitan para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar los rendimientos de la inversión, al tiempo que se protegen contra amenazas que devoran ganancias como el fraude financiero.

Aquí hay varias maneras en que un enfoque sólido de servicios de tesorería podría ayudar a su empresa a obtener una ventaja competitiva en ambos lados de la pelota.

Empoderando su ofensa
Optimizar las estrategias financieras de su negocio a través de servicios de tesorería puede no crear una fuente directa de ingresos, pero puede ayudar a reducir los gastos y ponerlo en una posición para aprovechar las oportunidades de crecimiento. En otras palabras, llamar a las jugadas de tesorería correctas puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más inteligente, no más difícil, para poner puntos en el tablero. Por ejemplo, una estrategia sólida de servicios de tesorería puede ayudar a racionalizar:

• Concentración de efectivo y cuentas de saldo cero: Si su empresa tiene varias cuentas bancarias para diferentes departamentos o divisiones, es posible que tenga un exceso de efectivo inactivo en cada cuenta. Para aprovechar al máximo estos fondos, considere abrir una cuenta de concentración de efectivo en su banco primario que barre automáticamente el efectivo de cuentas dispares a un depósito central. Cada subcuenta queda con un saldo cero al final de cada día.
  
  "La concentración de efectivo es una gran estrategia para ayudar a las empresas a reducir las comisiones bancarias y mejorar la gestión del efectivo", dijo Kim Gwin, gerente de ventas de tesorería de Bank of Texas. "Al agrupar fondos en una cuenta central, obtiene un mayor control para satisfacer las necesidades comerciales inmediatas y obtener mayores rendimientos".
• Integración de automatización y planificación de recursos empresariales (ERP): Cuanto más grande y complejo se vuelve su negocio, más tiempo se pierde en los procesos financieros manuales y el error humano. Sin embargo, las soluciones de flujo de trabajo automatizadas pueden liberar a su equipo de tareas repetitivas y acelerar procesos como el procesamiento de pagos, la previsión y las conciliaciones de cuentas. Un proveedor de tesorería con experiencia en tecnología puede ayudar a su organización financiera a integrar herramientas de automatización con su sistema ERP existente.

"Las eficiencias obtenidas de la automatización ayudan a las empresas a lograr economías de escala sin agregar personal adicional. Eso se traduce en menores costos y mayor productividad".

- Kim Gwin, gerente de ventas de tesorería en Bank of Texas

• Tarjetas de crédito corporativas: Para las empresas con un equipo de personal de campo itinerante, continuar con los procedimientos diarios y de reembolso de la vieja escuela podría ser un error costoso. Alternativamente, emitir tarjetas corporativas a los empleados puede mejorar el control sobre el gasto y generar ahorros significativos en los costos, dijo Gwin.

Fortalece tu defensa
Si bien las estrategias financieras inteligentes pueden ayudar a alimentar su ofensa, cualquier ganancia que haya logrado podría ser borrada por fraude financiero. Crear una defensa sólida contra las estafas y los delitos cibernéticos es esencial para proteger la información confidencial de su empresa y salvaguardar sus activos.

"Los equipos de finanzas y tesorería pueden desempeñar un papel de liderazgo en la prevención del fraude al garantizar que sus procesos sean lo más herméticos posible", dijo Gwin.

Un proveedor experimentado de servicios de tesorería puede ayudar a su organización a diseñar la mejor formación defensiva para mantener a los malos fuera de su zona final, dijo. Aquí hay varias estrategias a considerar:

• Menos cheques impresos: El fraude con cheques es extremadamente común porque es fácil para los delincuentes interceptar cheques en el correo y cobrarlos o usar la información para crear cheques falsos. La mayoría de las compañías podrían reducir significativamente sus riesgos al dejar los cheques en papel y transferir fondos electrónicamente a través de ACH u otros métodos. Si su empresa emite cheques impresos, asegúrese de aprovechar también protecciones como Pago positivo, que marca cualquier cheque que no coincida con su lista aprobada de beneficiarios.


• Entorno de confianza cero: Haga que sea una prioridad educar a todo su equipo sobre estafas comunes como phishing y compromiso de correo electrónico; Los programas de capacitación en línea asequibles están disponibles.
  
  "Todos los empleados deberían al menos saber lo básico, como no hacer clic en enlaces desconocidos o dar información confidencial", dijo Gwin. "Pero las personas con la autoridad para realizar transacciones financieras deben estar especialmente atentas a las banderas rojas de fraude financiero y estar capacitadas para autenticar actividades sospechosas".


• Separación de funciones: Desafortunadamente, el fraude financiero es a menudo un crimen de oportunidad cometido por empleados internos. Puede eliminar esas oportunidades insistiendo en la separación de tareas, lo que minimiza la tentación al garantizar que ningún proceso financiero pueda ser completamente controlado por una persona.

"Con las herramientas, la capacitación y las políticas adecuadas, el equipo de tesorería puede preocuparse menos por el fraude y centrarse en una gestión financiera efectiva", dijo Vincent.