El gobierno federal dice adiós a los cheques en papel

Los cheques en papel están siguiendo el camino de las máquinas de fax, máquinas de escribir y teléfonos fijos.

Una nueva orden ejecutiva firmada en marzo llamada "Modernización de los pagos hacia y desde la cuenta bancaria de Estados Unidos" requiere que todas las agencias federales dejen de enviar y recibir cheques en papel y cambien a pagos electrónicos antes del 30 de septiembre de 2025. "Los pagos en papel, como cheques y giros postales, imponen costos y demoras innecesarios, además de riesgos de fraude, pérdida de pagos, robo e ineficiencias", dijo el Casa blanca explicó la decisión.

Según la orden, todos los departamentos y agencias gubernamentales tendrán que emitir y aceptar desembolsos a través de métodos de transferencia electrónica, como depósito directo, pagos con tarjeta de débito o crédito. Tarjetas virtuales, billeteras digitales y pagos en tiempo real.

"Ya sea que sea un contratista, proveedor o incluso simplemente pague una tarifa a una agencia federal, deberá alejarse de los cheques y asegurarse de que su empresa pueda manejar transacciones digitales", dijo Chris Zieber, gerente del programa de tarjetas corporativas en BOK Financial®.

"El paso a las transacciones electrónicas es una tendencia global", continuó. "Estados Unidos ha sido más lento en adoptarlo. Hay varios países como Suecia, Noruega y Corea del Sur que utilizan casi exclusivamente formas de pago electrónicas. En general, este es un movimiento positivo".

Por qué el gobierno está abandonando los cheques en papel
Y no son solo los gobiernos nacionales los que han estado cambiando a los pagos electrónicos; Los consumidores y las empresas han estado en esa tendencia por un tiempo, señaló Mattson Uihlein, gerente de ventas de tesorería de BOK Financial.

A 2024 encuesta encontró que el 46% de los estadounidenses no emitieron un cheque en 2023, y solo el 15% de los estadounidenses escribieron algunos cheques al mes. En cambio, están optando por pagos electrónicos. Mientras tanto, Pagos de cheques impresos entre empresas han caído un 9% en América del Norte desde los 2019.

Uihlein describió varios beneficios de los pagos electrónicos tanto para empresas como para individuos:

• Pagos más rápidos. En el caso de pagos instantáneos, como FedNow o Pagos en tiempo real (RTP), los fondos se liquidan en cuestión de segundos una vez que el banco emisor libera el pago. No más días o semanas de espera para que los cheques lleguen por correo.
• Menores costos. La impresión, el envío por correo y el procesamiento de cheques cuestan dinero en forma de suministros, mano de obra y tiempo adicionales. En 2024, la digitalización de los registros de pagos en papel le costó al gobierno (y, por lo tanto, a los contribuyentes) $ 657 millones. Los pagos electrónicos son más baratos para todos los involucrados.
• Mejor seguimiento. Los pagos digitales son más fáciles de administrar y conciliar en su sistema contable, lo que le brinda a las empresas (y agencias federales) una imagen más precisa de sus finanzas. Es más fácil seguir el dinero y evitar errores cuando todo se hace digitalmente.

Lucha contra el fraude
La orden ejecutiva también apunta a: Reducción del fraude, citando que los cheques del Departamento del Tesoro tienen 16 veces más probabilidades de ser reportados como perdidos o robados, devueltos sin entrega o alterados que una transferencia electrónica de fondos.

Según Zieber, el fraude con cheques se ha disparado desde los 2020 años con un 63% de Fraude en la industria de pagos relacionado con cheques robados o fraudulentos.

Digitalizarse significa Seguridad más estricta tanto para las empresas como para el gobierno federal.

¿Qué tipos de pagos se ven afectados?
Las nuevas reglas cubren todos los pagos hacia y desde el gobierno federal, con muy pocas excepciones, incluyendo:

• Pagos del gobierno a empresas (como contratos, subvenciones, reembolsos o reembolsos).
• Pagos al gobierno (como impuestos, pagos de préstamos, multas o tarifas de licencia).

Básicamente, si alguna vez recibió o envió un cheque que involucró a una agencia federal, espere que el proceso sea completamente digital.

Las agencias federales ahora envían y reciben dinero mediante:

• Depósito directo
• Tarjetas de débito y crédito
• Monederos digitales (Apple Pay, Google Pay, etc.)
• Tarjetas virtuales (como un Número de tarjeta de crédito de un solo uso para compras específicas)
• Pagos instantáneos como pagos en tiempo real o FedNow, que opera el 24/7/365

¿Cómo pueden prepararse las empresas?
Si su negocio solo acepta cheques, es hora de Agregar algunas herramientas nuevas a su caja de herramientas de pago. Zieber recomienda los siguientes pasos para preparar sus procesos de negocio para la transición:

1. Revise sus procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Determine si tiene clientes que aún envían cheques por correo o proveedores que no ofrecen opciones de pago digital.
2. Revise los servicios ofrecidos por su banco. Asegúrese de que su cuenta bancaria pueda aceptar pagos electrónicos como ACH, pagos electrónicos o pagos instantáneos. Consulte con su banco sobre las mejores opciones para su negocio.
3. Determine lo que su software de contabilidad puede aceptar y reconciliar. Es posible que necesites actualizaciones de software para gestionar nuevos tipos de datos de pago.
4. Anime a los proveedores y socios a digitalizarse. Si trabaja con subcontratistas o proveedores que aún prefieren los cheques, anímelos a hacer el cambio. Enfatice las ganancias de seguridad y eficiencia que verán. Asegúrese de proporcionar instrucciones detalladas sobre su método de pago digital preferido.
5. Entrena a tu equipo. Todos en su departamento de finanzas u operaciones necesitan saber cómo procesar pagos electrónicos y comprender los nuevos procedimientos. Establezca políticas claras sobre cómo y cuándo usar diferentes métodos de pago (ACH vs. tarjetas virtuales, etc.). Además, implemente procesos para verificar que la información de la cuenta del proveedor sea correcta y confirme estos detalles directamente con su proveedor.

Nos guste o no, los cheques en papel se están extinguiendo. Esto no es solo un problema de cumplimiento o prevención de fraude. También es una oportunidad para ahorrar tiempo, reducir costos y recibir pagos más rápido.