Seguimiento de dólares y donantes

Nota del editor: Este es el segundo de tres artículos sobre administración financiera para organizaciones sin fines de lucro.

Si dirige una organización sin fines de lucro, es importante centrarse tanto en lo que está saliendo como en lo que está entrando. No tener una política de gasto es una receta para el caos.

Cualquier organización sin fines de lucro que reciba distribuciones de fondos de dotación, incluso si tienen fuentes de financiamiento adicionales, debe tener una política de gastos por escrito, dijo Ronnie Jobe, asesor de inversiones institucionales de BOK Financial^®.

Una política de gastos es parte hoja de ruta, parte manual y parte red de seguridad. Define una tasa de gasto y ayuda a establecer objetivos de rendimiento para la organización sin fines de lucro y sus administradores de inversiones.

Una política de gastos puede ser independiente o un subconjunto de una Política de inversiones, pero es un documento crucial porque el gasto se puede controlar, mientras que los rendimientos de las inversiones no.

"Esto rige a qué ritmo se gastan esos fondos de dotación y garantiza que la organización pueda tener el mismo o mayor impacto en el futuro", dijo Jobe.

Sin documentos orientadores, cada nuevo miembro de la junta directiva de una organización podría presionar para que se gaste en función de su juicio y experiencia personales. Esta incoherencia dificulta que la organización alcance sus objetivos y comunique sus prioridades a posibles donantes.

Debido a que la política describe claramente el gasto apropiado, sirve como una salvaguardia contra errores, tanto maliciosos como humanos.

"A veces, cuando ocurren emergencias o surgen circunstancias sin precedentes, una organización sin fines de lucro podría seguir su reacción instintiva", dijo Jobe. "Tener una política implementada ayuda a eliminar esa incertidumbre de qué hacer en una situación de emergencia".

Una política de gasto es una guía constante de referencia a la hora de tomar decisiones sobre gastos.

Determinar una tasa de gasto sostenible que esté alineada con la cartera de inversiones y alineada con los rendimientos objetivo puede ser complicado. El primer paso para cualquier organización sin fines de lucro, dijo Jobe, es contratar a un profesional para redactar la política para garantizar que los activos de la organización estén protegidos.

"Sé que hay organizaciones sin fines de lucro que dicen que son demasiado pequeñas, que no tienen una dotación y, por lo tanto, no aceptan distribuciones, por lo que esto no se aplica. Pero si el objetivo es hacer crecer su organización, vale la pena tenerlo en cuenta ahora", dijo Jobe.

No todos los regalos son bienvenidos

Los activos de una persona pueden ser fácilmente la responsabilidad de otra.

"A veces la gente quiere otorgar regalos no tradicionales a su organización sin fines de lucro favorita", dijo Evan Walter, Gerente de relaciones de patrimonio institucional de BOK Financial. "Pero eso no significa que una organización sin fines de lucro deba aceptar cada regalo que se le presente".

Dijo que una de las ocurrencias más comunes de este desafío es en la liquidación de propiedades. Por ejemplo, un agricultor sin herederos fallece y ordena que las tierras de cultivo en su finca sean entregadas a su organización sin fines de lucro favorita, digamos un hospital infantil. Ese es un regalo no tradicional.

"En este escenario, un hospital infantil no tiene las habilidades internas, los recursos o el tiempo para administrar eficazmente una granja. Para ellos, podría ser un pasivo, no un activo", dijo Walter. Tener una política de aceptación de regalos en su lugar permite a una organización sin fines de lucro rechazar diplomáticamente un regalo que expondría a la organización sin fines de lucro a un riesgo indebido.

Algunas donaciones no tradicionales pueden significar gastos ambientales, legales o fiscales adicionales asociados con la aceptación de la donación. Una política escrita de aceptación de regalos ayuda a determinar qué regalos son apropiados y qué criterios se utilizarán para tomar esa determinación.

Dicha póliza debería abarcar:

• Misión y propósito
• Uso de asesoría legal por parte del donante o de la organización
• Conflictos de intereses de los donantes
• Regalos restringidos
• Comité de aceptación de regalos
• Tipo y forma de donación
• Requisitos de presentación de informes
• Monitoreo

"Cuando se trata de donaciones de propiedades, la política debe articular los pasos necesarios para analizar y evaluar las donaciones de bienes raíces", agregó Walter.

En estados como Oklahoma, Texas, Kansas, Colorado y New Mexico, estas donaciones a menudo vienen en forma de activos minerales.

Cuando se trata de donaciones no tradicionales, puede ser necesario buscar asesoramiento profesional para cuestiones ambientales, de mercado, de valoración, fuente de ingresos e impuestos.

"Solo hay ventajas en tener políticas de gastos y regalos. Nunca dejes que el costo de contratar profesionales se interponga en el camino de no tener políticas sólidas", dijo Walter. "Considérelo una inversión en una base sólida para que su organización sin fines de lucro pueda continuar creciendo y prosperando".

Aprenda más
Parte 1: Un manual financiero para organizaciones sin fines de lucro
Parte 3: Organizaciones sin fines de lucro se reúnen con una nueva generación de donantes caritativos